Электронные документы и арбитраж в Беларуси

Белорусское законодательство начало активно изменяться, адаптироваться к новым технологиям.

В частности, в 2019 году вступили в силу изменения в Гражданский кодекс Республики Беларусь (далее – ГК) и в Закон Республики Беларусь "Об электронном документе и электронной цифровой подписи". Данные изменения уточняют возможность заключения сделок с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП), копий электронных документов и т.п.

Одновременно отмечен стремительный рост использования ЭЦП. Стал общепринятым обмен сканами документов по электронной почте. Суды используют электронную почту для судебной корреспонденции.

Белорусские арбитражные институты также перешли к использованию общедоступного программного обеспечения для удаленной коммуникации, например, Skype, Zoom и Microsoft Teams. Но уведомления сторон об арбитраже по-прежнему высылаются обычной почтой (при направлении ходатайства и оплате со стороны заявителя – курьерской или ускоренной почтой), арбитражные решения оформляются с оригинальными подписями арбитров, подтверждение полномочий сторон и обмен документами осуществляется традиционным способом.

Следует отметить, что белорусские арбитражные учреждения и третейские суды не имеют собственных платформ (программного обеспечения), позволяющих производить обмен, хранение и ознакомление с информацией, идентификацию участников процесса и их представителей, уведомление сторон и т.д. Создание подобных платформ требует значительных финансовых и временных затрат.

Часть этих вопросов может быть решена путем обращения к сторонним сервисам, однако их использование сопряжено с расходами сторон.

При этом обмен документами с помощью средств электронных коммуникаций может встретить возражения сторон. Например, из-за опасений в части конфиденциальности информации. Иногда такое поведение является частью процессуальной тактики стороны спора.

Однако более значимым является нормативные ограничения, содержащиеся в законодательстве.

Для анализа остановимся на трех аспектах:

• оформление арбитражного соглашения;
• оформление арбитражного решения;
• вручение арбитражным судом документов сторонам.

Возможно ли сегодня заменить оригинальные письменные арбитражные соглашения и решения арбитража на документы в электронной форме?

Из всех видов документов в электроном виде белорусское законодательство выделяет так называемый электронный документ, под которым понимается документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность, которые подтверждаются путем применения сертифицированных средств электронной цифровой подписи.

Согласно ст. 22 Закона Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи" электронный документ приравнивается к документу на бумажном носителе, подписанному собственноручно, и имеет одинаковую с ним юридическую силу.

Ст. 161 Гражданского кодекса Республики Беларусь, регулирующая заключение сделок в простой письменной форме, указывает, что ЭЦП является аналогом собственноручной подписи.

Арбитражное соглашение является сделкой. Таким образом, в Республике Беларусь письменная форма арбитражного соглашения путем обмена электронными сообщениями считается соблюденной, если они содержат электронно-цифровые подписи сторон.

Почему данные нормы являются важными? Это связано с требованиями белорусского законодательства к условиям признания и приведения в исполнение арбитражного решения, а также выдачи исполнительного документа по решению международного арбитража, расположенного в Беларуси.

Согласно статей 246, 257 Хозяйственного процессуального кодекса Республики Беларусь (ХПК) суду должны быть предоставлены:

• подлинное соглашение об арбитражном разбирательстве или его надлежащим образом заверенная копия;
• надлежащим образом удостоверенное подлинное иностранное арбитражное решение или его надлежащим образом удостоверенная копия.

Очевидно, что передача документа в электронном виде в качестве приложения к заявлению в суд может вызвать возражения суда. Технически это возможно путем приобщения носителя данных, например, флэш-карты (карты памяти) и т.п. Однако имеющаяся незначительная практика, попавшая в открытый доступ, показывает, что суды желают видеть документы в обычной бумажной форме.

В отношении документов с ЭПЦ закон формулирует специальные правила и прямо указывает на возможность создания их копий на бумажном носителе. Дословно в законе это называется внешнее представление электронного документа на бумажном носителе.

Исходя из статей 18-20 Закона Республики Беларусь "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" такая копия (внешнее представление) должна приниматься белорусскими судами в качестве надлежащей копии.

Сложнее ситуация с такими популярными документами в электронном виде как сообщения по электронной почте или сканы оригиналов, пересылаемые по электронной почте. Формально они могут быть не приняты качестве оригиналов или надлежащих копий.

Возможно ситуация, когда арбитраж признает наличие арбитражного соглашения. Например, вследствие обмена истцом и ответчиком исковым заявлением и отзывом. Но при этом оригинал соглашения за собственноручными подписями будет отсутствовать, что несет риск отказа в дальнейшем в признании арбитражного решения белорусским судом.

Это связано с определенным отставанием белорусского законодательства в вопросах, связанных с документами в электронной форме.

Все организации и индивидуальные предприниматели получили ЭЦП для подачи деклараций в налоговую инспекцию и ФСЗН. Оформление ЭЦП осуществляет государственная организация - РУП «Национальный центр электронных услуг» (НЦЭУ).

Указанные ключи используются также в электронном документообороте, который обслуживается как самим НЦЭУ, так и рядом частных организаций. Используя данное ЭЦП, белорусские субъекты могут подписывать различные сделки.

Также НЦЭУ выдает ЭЦП физическим лицам, не имеющим статуса индивидуального предпринимателя.

Кроме того, ряд операторов мобильной связи реализует услугу так называемой «мобильной ЭЦП», связанной с SIM-картой.

Однако использование ЭЦП в международном документообороте является проблематичным.

Иностранные ЭЦП признаются на территории Республики Беларусь в случаях и порядке, определенных международным договором Республики Беларусь или путем установления доверия к ним доверенной третьей стороной.

В соответствии с Протоколом об информационно-коммуникационных технологиях и информационном взаимодействии в рамках Евразийского экономического союза (приложение №3 к Договору о ЕАЭС) доверенная третья сторона – организация, наделенная в соответствии с законодательством государств-членов правом осуществлять деятельность по проверке электронной цифровой подписи (электронной подписи) в электронных документах в фиксированный момент времени в отношении лица, подписавшего электронный документ.

Согласно Указу Президента Республики Беларусь от 08.11.2011 г. №515 «О некоторых вопросах развития информационного общества в Республике Беларусь» НЦЭУ определен национальным оператором доверенной третьей стороны.

В настоящее время возможен обмен электронными документами с ЭПЦ с РФ и Казахстаном, но имеются организационные и технические сложности.

С другими государствами такая возможность отсутствует.

Следует отметить также следующие аспекты.

ЭЦП в визуальном выражении представляет собой набор различных знаков. Необходимо программное обеспечение, которое позволяет прочитать данные о лице, подписавшем документ: организация, ФИО, срок действия электронной подписи и т.п.

Визуально, например, на копии электронного документа на бумажном носителе проверить ЭЦП невозможно.

Также надо учитывать психологические аспекты. Очевидно, что не все судьи сталкивались в своей деятельности с электронными документами и имеют опыт и понимание ЭЦП.

Сказанное выше применимо к арбитражному решению.

Отсутствуют законодательные препятствия к подписанию решения белорусского арбитражного учреждения электронными подписями арбитров. Особенно, если все арбитры являются лицами, проживающими в Беларуси, и используют ЭЦП, полученные в Беларуси.

Однако, как указано выше, иностранные арбитры, за исключением арбитров из РФ и Казахстана, не имеют возможности использовать иностранные ЭЦП в Беларуси.

Вместе с тем есть момент недостаточности согласованности норм законодательства.

Это может привести к затруднениям при оформлении копии арбитражного решения, например, для обращения в суд для его признания.

Арбитры не являются сотрудниками арбитражного учреждения. Теоретически возможно оформить ЭЦП на арбитров как лиц, относящихся к сотрудникам арбитражного учреждения. Хотя это противоречит сущности отношения арбитражного учреждения и арбитров. Но скорее всего арбитры будут пользоваться личными ЭЦП, то есть ЭЦП физических лиц.

Возникает вопрос, возможно ли отнести такой документ, к документу, созданному арбитражным учреждением? И вправе ли арбитражное учреждение сделать и соответственно заверить внешнее представление такого арбитражного решения на бумажном носителе?

Согласно ст. 20 Закона Республики Беларусь "Об электронном документе и электронной цифровой подписи" удостоверение формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе осуществляется организацией или индивидуальным предпринимателем, создавшими такой электронный документ.

Имеется отсылочная норма, позволяющая заверять копии физическим лицам в случаях, предусмотренных законодательством. Однако для арбитражных учреждений нет соответствующей нормы права.

Решением является обращение к нотариусам или лицам, имеющим право на осуществление деятельности по удостоверению формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Вместе с тем это требует времени и определённых действий. Частично утрачивается преимущество электронного документооборота, в частности, скорость и, возможность, обмениваться документами без их пересылки.

Было бы желательным закрепление в законе права арбитражного учреждения удостоверять копии документов, пописываемых арбитрами.

Также надо учитывать, что каждому из арбитров необходимо получить ЭЦП, подключиться к соответствующим сервисам обмена электронными документами, что требует в том числе финансовых затрат и времени, в частности на обучение работы с ЭЦП.

Надо учитывать, что практика оформления решений арбитража с ЭЦП не сформировалась. Поэтому для обращения в иностранные суды за признанием и исполнением решения белорусского арбитража предпочтительно оформить решение традиционно с оригинальными подписями арбитров.

В соответствии с подпунктом «b» п. 1 ст. V Конвенции ООН «О признании и приведении в исполнение иностранных арбитражных решений" (г. Нью-Йорк, 10.06.1958) основанием для отказа в приведении решения в исполнение может быть ненадлежащее уведомление сторон о назначении арбитра и арбитражном разбирательстве, невозможность стороны представить свои объяснения.

Ст. 30 Закона Республики Беларусь от 09.07.1999 N 279-З "О международном арбитражном (третейском) суде" предполагает только письменные сообщения, доставляемые получателю лично или по месту нахождения его предприятия и т.п.

В Беларуси нет законодательного акта, который бы прямо и ясно признавал допустимыми извещение (уведомление) по электронной почте или иными аналогичными способами.

Белорусское законодательство ориентировано на традиционное понимание места жительства и места нахождения, под которым понимается физический объект, обладающий почтовым адресом (дом, квартира, офис и т.д.)

Потому законодательство регулирует вопросы уведомления путем исключительно почтовой корреспонденции (телеграфа, телефакса). Например, что считать надлежащим уведомлением, сроки доставки почтовой корреспонденции, последствия отказа адресата от получения и т.д.?

Извещения по электронной почте или иными электронными средствами связи (например, SMS) не урегулированы законом.

Таким образом, при извещении путем электронных сообщений существует риск возражений второй стороны о ненадлежащем уведомлении. Сам же способ может использоваться сугубо в дополнение к основному уведомлению по почте и может содействовать лишь цели ускорения доведения информации до стороны по делу.

Следует отметить, что несмотря на сказанное белорусские суды активно переходят на электронные уведомления в отношениях с лицами, находящимися в Беларуси.

Аналогичный вопрос неоднократно возникал в деятельности белорусских экономических судов. Хозяйственный процессуальный кодекс Республики Беларусь (ст. 140) допускает извещение участников процесса посредством телефонограммы, телеграммы, факсимильной связи, глобальной компьютерной сети Интернет, в том числе электронной почты. Вместе с тем, чтобы исключить споры о надлежащем уведомлении, суды предлагают сторонам подать письменное согласие об извещении путем электронной почты или SMS. О первом предварительном заседании стороны уведомляются письменно.

По изложенным причинам для арбитражного процесса на данный момент предпочтительным выглядит письменное уведомление по почте.