Закулисье EEDRF
или
Как организовать ежегодный арбитражный форум мирового уровня

18-21 сентября 2019 года в Минске состоялся 4-ый международный форум EEDRF. Идейным вдохновителем и сопредседателем оргкомитета является Александр Храпуцкий, партнер Адвокатского бюро "Лекс Торре" (Беларусь), вице-председатель Правления РАА, член правления УАА, член Королевского института арбитров MCIArb. Он расскажет, что происходит за кулисами форума.

- Eastern European Dispute Resolution Forum (Форум по разрешению споров стран Восточной Европы) – это диалоговая площадка для серьезных дискуссий в Минске, форум юристов и для юристов – так мы изначально определили. Программа формируется из тем и направлений, которые действительно интересны практикам. Деловая часть – это основной день и мероприятия-сателлиты: семинары, мастер-классы, тренинги. Интересные темы, топовые спикеры, развлечения, прием гостей на высшем уровне – из этого состоит Форум.

- Идея сформировалась 6 лет назад в результате опроса, который на протяжении двух лет проводился среди юристов разных стран чтобы выяснить, насколько такое мероприятие будет интересно, приедут ли коллеги. Оказалось, что в Восточной Европе нет профессиональных ивентов, которые охватывают весь регион. Форум по разрешению споров стран Восточной Европы стал такой площадкой и впервые был проведен в 2016 году как однодневный – обсудили тенденции и практику, формируемую в разрешении споров в СНГ и Восточной Европе. География и круг участников быстро расширялись, наполнялась деловая программа. Появились, например, мероприятия для молодых юристов, в 2019 году впервые в Беларуси был проведен тренинг ICC. У нас есть поддержка партнеров – международных юридических фирм и Посольства Великобритании в Республике Беларусь, что дает возможность делать мероприятие ярким и комфортным. Сформировался круг информационных партнеров, благодаря которым о форуме знают в мире.

Мы стараемся включать как темы, касающиеся международного коммерческого арбитража, так и вопросы рассмотрения споров в государственных судах различных юрисдикций. Если есть что-то интересное в других странах – мы привозим этот опыт. Программа насыщенная, и каждый участник может выбрать для себя полезные доклады.

- Сегодня тематика Форума актуальна не только для Восточной Европы. Наш регион интересен юристам из Великобритании, Германии, Франции и других государств, поскольку бизнес работает на восточно-европейских рынках и нуждается в юридической поддержке. Равно как и белорусский, польский, российский, украинский капиталы пользуются юрисдикциями Швеции, Великобритании, США для решения споров.

Ежегодно в Форуме принимают участие около 200 человек. Мы охватываем все континенты кроме (пока) Южной Америки и Антарктиды. К счастью, в Беларуси действует особый визовый режим, который позволяет участникам из 80 стран (ЕС, США, Бразилия, Япония и др.) прилететь в страну краткосрочно без визы. Мы находимся в центре Европы – это удобно.

- Форум проходит на 80% на английском языке, основная часть программы предусматривает синхронный перевод, но есть тренинги только на английском. Специфика международного арбитража в том, что знание языка является обязательным требованием. Материалы форума, сайт, медиа-сообщения – двуязычные.

- В 2017 ключевым спикером Форума стал Лорд Питер Голдсмит, королевский адвокат, соуправляющий партнер лондонского офиса Debevoise & Plimpton LLP, занимавший пост министра юстиции Великобритании в 2001-2007 годах. В 2018 году основным докладчиком стал Луи Фланнери, QC глава практики международного арбитража в Stephenson Harwood, ведущий международный арбитражный практик по данным Who's Who Legal. В этом году центральная роль была отдана Дэвиду Голдбергу, партнеру White & Case, члену правления Лондонского Международного Арбитражного суда (LCIA).

- Привлекать молодых юристов и показывать им перспективы, актуальную проблематику мирового арбитража, помогать создавать круг профессиональных контактов – это важно. Мы бесплатно вручаем приглашения победителям юридических конкурсов, таких как Конкурс им. М.Г. Розенберга, билеты на форум для студентов, молодых юристов и преподавателей доступны на льготных условиях.

- На момент начала Форума мы уже знаем дату и ключевую тему следующего года – объявляем их на заключительном Гала-ужине. Договоренности со спикерами, особенно – с ключевыми, достигаются за несколько лет до их выступления, так как специалисты такого уровня востребованы и имеют плотный график, расписанный на годы вперед. Информационная рассылка стартует за полгода до мероприятия – с этого момента активизируется процесс регистрации участников.

- Мы уделяем особое внимание нетворкингу: содержательные кофе-паузы, экскурсии, атмосфера, в которой гости не могут разойтись после заключительного ужина. Гала-ужин делаем ярким и запоминающимся, программа и локации меняются – от лучших отелей страны до здания, где проводились официальные приемы с участием Президента! Важна музыкальная составляющая: в 2019 году гостей поразили официанты, внезапно запевшие оперные арии, и выступление симфонического оркестра, а в 2018 – шоу барабанщиков. Фотозоны вдохновляют делать снимки для хороших воспоминаний о времени, проведенном в Минске в кругу коллег.

- В оргкомитет, значение которого сложно переоценить, входит 14 человек из 7 стран. Роль сопредседателей исполняем мы с Владимиром Хвалеем из Baker & McKenzie (Россия) и Еленой Перепелинской из Integrites (Украина).

Ключ к успеху – собрать правильную команду, распределить функции и организовать взаимодействие. В 2019 году организационным партнером стало адвокатское бюро «Лекс Торре». Мы привлекаем подрядчиков по направлениям: event-агентство, перевозчики, переводчики, звуко- и светооборудование, разработчики сайта.

Главное, чтобы в команде были ответственные люди, которые в полном смысле слова живут EEDRF. Наш чат для оперативных коммуникаций по форуму не спит, работа идет 24/7 – это не преувеличение. Кто-то отслеживает регистрации и отвечает участникам из других часовых поясов, кто-то встречает ночной рейс, кто-то срочно готовит документы… - но во время Форума все должны быть собранными, красивыми, в хорошем настроении.

- Первое – это выбор темы и ключевого спикера, качественная программа и сценарный план. Затем подбор партнеров, распределение ролей с учетом их интересов, использование возможностей, чтобы за счет синергии мероприятие стало более качественным.

В 2016 году одной из ключевых задач было выбрать даты проведения форума, чтобы вписаться в мировую сетку арбитражных мероприятий.

Каждый год мы придумываем новую тему и слоган:
2016 – «Арбитражные реформы».
2017 – «Получение доказательств в международном коммерческом арбитраже и государственных судах» - Докажи это, если сможешь!
2018 – «Экспертиза в арбитражных разбирательствах» - Знай своего эксперта!
2019 - «Процессуальные вопросы в международном арбитраже и государственных судах» - Сыграем арбитражную симфонию вместе!

Во-первых, нехватка качественных площадок для проведения представительного делового мероприятия на высоком уровне. Пока спрос превышает предложение на этом рынке.

К сожалению, в дефиците профессиональные переводчики-синхронисты, владеющие арбитражной терминологией.

И третья проблема – в сутках всего 24 часа.

Мы изучаем вкусы наших гостей и спикеров, обязательно просим обратную связь после каждого мероприятия. В процессе подготовки мы запрашиваем множество вариантов меню, консультируемся, дегустируем, обсуждаем подачу. Но в конце концов я лично согласовываю окончательный вариант меню.

О EEDRF рассказывают ключевые национальные TV-каналы, радио, отраслевая юридическая пресса, экономические и бизнес-издания. Например: журнал "Юрист", "Экономическая газета", газета "Беларусы и рынок", "Where Minsk" и другие.

- EEDRF-2020 будет юбилейным, пятым. Он будет посвящен вопросам выбора применимого права. Гостей ждет насыщенная деловая программа и удовольствие от неофициальной части. Следите за новостями – мы будем удивлять!